De volgende taken en resultaatgebieden hebben betrekking op het samenwerkplatform 247Plaza. 247Plaza is een platform gebaseerd op SharePoint 2013.
Gebruikers van het systeem zijn de medewerkers op het departement in Den Haag en op 160 posten verspreid over de wereld.
Na een periode waarin bij diverse organisatieonderdelen op verschillende wijze ervaring is opgedaan met 247Plaza, wordt nu gestart met een organisatiebrede implementatie van een basisopzet van het platform waarbij de focus ligt op het samenwerken aan documenten.
De implementaties worden uitgevoerd door een team van implementatiemedewerkers, de zgn. plazamanagers.
De SharePoint consultant adviseert en ondersteunt de plazamanagers bij deze implementaties en draagt actief kennis over aan de plazamanagers (via training on the job en in workshops). De SharePoint consultant is zelf ook inzetbaar als implementatiemedewerker, reizen is hier een deel van.
Daarnaast ondersteunt de SharePoint consultant in opdracht van de programmamanager incidenteel organisatieonderdelen (een directie, post, project of een ander samenwerkverband) met bijzondere behoeften bij het in kaart brengen van wensen/behoeften en werkt deze uit naar concrete oplossingen in 247Plaza.
Omschrijving taken en resultaatgebieden:
M.b.t. organisatiebrede implementatie:
• Advisering, ondersteuning en training plazamanagers op het gebied van SharePoint-specifieke zaken;
• Uitvoering van wereldwijde implementaties voor informatiemanagement, o.a. geven van presentaties en trainingen over 247Plaza, metadata, informatiebronnen en begeleiden opruiming netwerkschijven.
• Bijdragen aan functioneel ontwerp en andere documentatie voor het beheer en gebruik van het platform;
M.b.t. specifieke toepassingen:
• Opstellen van functioneel ontwerp, wijzigingsverzoeken en afstemming van de prioritering met de projectcoördinator van wijzigingen;
• In kaart brengen van de betreffende business processen;
• Afstemmen en communiceren (schriftelijk en mondeling) met de materiedeskundigen van de verschillende processen;
• Wensen van de gebruikers vertalen in concrete oplossingen in SharePoint 2013 binnen de scope van het basisontwerp;
• Adviseren over de (on)mogelijkheden van SharePoint en de meest passende oplossingsrichtingen;
• Na realisatie verifiëren of de gerealiseerde oplossing overeenkomt met de gebruikerswensen.
WERKOMGEVING
Digitalisering van de informatievoorziening is randvoorwaardelijk voor belangrijke vernieuwingen binnen de primaire processen van BZ.
Het betreft de moderne en economische diplomatie, de modernisering op consulair terrein en de modernisering van de bedrijfsvoering. Het is de ambitie van BZ om in 2017 toonaangevend in de diplomatie te zijn, een flexibele netwerkorganisatie waar iedereen samenwerkt.
Om deze ambitie te realiseren is binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken het programma iDiplomatie ingericht. Het programma is een geïntegreerde aanpak van devices, gedragsverandering en informatiemanagement. Om de netwerkorganisatie te faciliteren is o.a. het samenwerkplatform 247Plaza ingericht.
Met 247Plaza kunnen medewerkers (op het departement en op de posten, uitgezonden en lokaal) groepsgewijs effectief digitaal samenwerken.
Waarbij het mogelijk is om bestanden te delen, gezamenlijk informatie te bewerken, (thematische) kennis- en expertise te bundelen, groepsgewijs te discussiëren en nieuwsberichten/ social media feeds te kunnen lezen en plaatsen.
EISEN:
• Bij voorkeur hands-on ervaring met het configureren van SharePoint;
• Relevante werkervaring bij de Rijksoverheid is een pré;
• Vaardigheid in het overwinnen van weerstand (conflicterende belangen) en het managen van de verwachtingen van de business;
• Ervaring met het opstellen van functionele ontwerpen;
• Kennis van archiveringssystemen, kennismanagement;
• Affiniteit met complexe geautomatiseerde informatiesystemen en grootschalige veranderingstrajecten.
• Voldoende beheersing van de Engelse taal (mondeling en schriftelijk)
GEDRAGSKENMERKEN
• Analytisch
• Resultaatgerichtheid
• Creativiteit & initiatief
• Samenwerken
• Zelfstandig
Aanvullende competenties
• Assertiviteit
• Oordeelsvorming
• Ondernemend
• Onderzoekend